Kỹ năng mềm quản lý thời gian rất cần thiết để mỗi người có thể thực hiện được lượng lớn các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng trong một ngày. Con người không phải là máy móc, năng suất không phải là tất cả và một ngày không chỉ có công việc. Do đó, việc rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian sẽ rất tốt cho sức khỏe tinh thần của mỗi người về lâu dài. Trong bài viết này hãy cùng Mektec Viet Nam tìm hiểu về kỹ năng này nhé.
Kỹ năng mềm quản lý thời gian là gì ?
Kỹ năng mềm quản lý thời gian là quá trình phân chia, sắp xếp thứ tự ưu tiên các hoạt động và phân bổ các nhiệm vụ cần làm, đồng thời loại bỏ những việc gây xao nhãng để tối ưu hóa hiệu suất.
Quản lý thời gian hiệu quả cho phép mỗi cá nhân hoàn thành nhiều việc hơn trong một khoảng thời gian ngắn hơn nhưng không khiến cơ thể bị căng thẳng hoặc cạn kiệt năng lượng. Nói cách khác, kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc giúp con người làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn để tăng năng suất.
Vai trò của kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý thời gian đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống, giúp chúng ta tận dụng tối đa thời gian và đạt được sự thành công và hạnh phúc trong mọi lĩnh vực của cuộc sống.
Tăng năng suất, hiệu quả
Quản lý thời gian hiệu quả là cách tốt nhất để nâng cao năng suất và hiệu quả công việc. Khi sắp xếp thời gian làm việc phù hợp, phân loại mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ, chúng ta sẽ tiết kiệm được một khoảng thời gian, đồng thời có thể tối đa hóa sức mạnh và sự tập trung, giảm thiểu sự phân tán để hoàn thành công việc.
Giảm áp lực
Kỹ năng mềm quản lý thời gian khoa học là một cách hiệu quả để giảm tải áp lực và một lượng lớn nhiệm vụ cần thực hiện trong ngày. Bằng cách sử dụng kỹ năng quản lý thời gian để tạo ra một lịch trình làm việc hợp lý, mỗi người có thể tránh được tình trạng phải làm việc vội vàng, cảm thấy áp lực vì không đủ thời gian.
Thay vào đó, khi đã phân chia thời hạn hợp lý cho từng nhiệm vụ, chúng ta có thể làm việc theo từng bước, dễ dàng hoàn thành công việc một cách chủ động và hiệu quả.
Cân bằng cuộc sống
Bằng cách lên kế hoạch và quản lý thời gian một cách hợp lý, chúng ta có thể dành thời gian cho những hoạt động khác ngoài công việc, như gia đình, người thân yêu, bản thân,... Kỹ năng quản lý thời gian giúp mỗi người chia sẻ thời gian giữa công việc và cuộc sống cá nhân một cách hiệu quả, đảm bảo vẫn có đủ thời gian để hoàn thành tốt cả hai.
Cân bằng giữa công việc và gia đình, những việc bản thân yêu thích như vậy cũng có thể giảm stress, cải thiện sức khỏe tinh thần và tăng cường chất lượng cuộc sống.
Tránh các thói quen xấu
Kỹ năng quản lý thời gian giúp mỗi cá nhân tránh việc bị áp đặt bởi các nhiệm vụ đang chồng chéo lên nhau, dễ dàng bị xao nhãng và mất tập trung trong công việc.
Bằng cách lên kế hoạch làm việc rõ ràng và sắp xếp thời gian một cách hợp lý, chúng ta có thể tránh lãng phí thời gian và kiểm soát được các thói quen xấu như trì hoãn, làm việc quá giờ hoặc làm việc vội vàng vào cuối ngày.
Thích nghi nhanh chóng
Kỹ năng mềm quản lý thời gian giúp tập trung vào các nhiệm vụ khẩn cấp, quan trọng và hoàn thành chúng trong thời gian ngắn nhất. Đồng thời tổ chức các hoạt động, nhiệm vụ khác một cách trật tự, chỉn chu, kịp thời.
Điều này giúp chúng ta sẵn sàng đối mặt với các tình huống khó khăn và thích nghi nhanh chóng với các tình huống bất ngờ trong cuộc sống.
Tránh trì hoãn
Quản lý thời gian chưa tốt là lý do chính gây ra thói trì hoãn của nhiều người. Việc này kéo dài khiến công việc bị trì trệ, kéo dài, bỏ quên hoặc gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới những hoạt động, những người liên quan khác.
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, kế hoạch rõ ràng và mục tiêu thực tế sẽ là bàn đạp cho mỗi cá nhân tiến xa hơn trong mọi việc. Đồng thời không cho phép trì hoãn công việc vì có thể ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch đã đề ra.
06 kỹ năng cần có để quản lý thời gian là gì ?
Kỹ năng quản lý thời gian là một dạng kỹ năng quan trọng trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Nếu không biết cách sắp xếp thời gian một cách cụ thể và chi tiết, bạn sẽ thường xuyên phải lo rượt đuổi thời gian, cuộc sống sẽ luôn xoay vòng và mệt mỏi.
Dưới đây chúng tôi sẽ giải đáp cho bạn 6 kỹ năng quản lý thời gian là gì để bạn tham khảo và áp dụng.
Xác định mục tiêu
Việc xác định được mục tiêu là kỹ năng quản lý thời gian khoa học nhất.
Nếu như xác định được mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ biết mình cần phải làm gì. Để làm được điều này việc cần làm là bạn phải lên được lịch trình cụ thể khi nào sẽ hoàn thành mục tiêu. Chỉ có như vậy bạn mới có thể làm chủ được thời gian của mình và không để nó trôi qua một cách lãng phí.
Liệt kê những việc cần làm
Khi đã xác định xong mục tiêu chính, việc tiếp theo bạn cần làm chính là liệt kê những công việc phải làm để phục vụ cho mục tiêu chính của mình.
Lời khuyên chúng tôi đưa ra cho bạn là hãy lập ra 1 bảng cụ thể để sau khi hoàn thành xong một công việc nhỏ thì bạn hãy đánh dấu vào bên cạnh để không mất nhiều thời gian nhớ lại mình đã làm được những gì.
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Sau khi đã liệt kê xong những công việc cần làm, tiếp theo bạn hãy ngồi lại một lần để kiểm tra xem công việc nào cần làm trước, công việc nào cần làm sau. Hãy tick vào những công việc quan trọng cần làm trước để đảm bảo rằng sẽ hoàn thành đúng thời hạn rồi tiếp tục làm các công việc còn lại. Làm như vậy bạn có thể dễ dàng quản lý tốt được thời gian và kiểm soát được công việc của mình.
Tổng kết lại công việc
Bạn nên luyện tập thói quen tổng kết lại công việc vào mỗi cuối ngày. Lúc này sau khi đã hết một ngày, bạn cần ngồi lại để xem những gì đã làm được và chưa làm được, thời gian tiêu tốn vào những việc đó là bao nhiêu? Có thực sự hiệu quả hay không.
Việc này giúp bạn nhìn lại quỹ thời gian bạn dành cho công việc đó có khoa học và hợp lý không để từ đó rút kinh nghiệm cho ngày hôm sau.
Tập trung
Một trong những cách giúp bạn tiết kiệm thời gian nhất là hãy tập trung vào công việc cần làm. Khi làm một việc gì đó bạn cần dồn toàn bộ sức lực và trí tuệ cho công việc đó. Việc này không chỉ giúp bạn đạt hiệu quả cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Không ngừng học hỏi
Hãy thường xuyên tham gia những khóa học ngắn về kỹ năng mềm, hoặc một vài cuộc hội thảo chia sẻ kinh nghiệm,... hoặc thường xuyên đọc sách để giúp nâng cao kiến thức cho bản thân.
Có thể khi mới bắt đầu việc này có chút khó khăn tuy nhiên nếu như bạn biết sắp xếp quỹ thời gian một cách khoa học bạn sẽ cảm thấy quỹ thời gian của mình nhiều hơn.
Cách cải thiện kỹ năng quản lý thời gian làm việc
Phân chia nhỏ các đầu việc
Cải thiện kỹ năng mềm quản lý thời gian bằng cách chia nhỏ các đầu việc cũng là một cách hiệu quả. Khi chia nhỏ các nhiệm vụ, hoàn thành từng bước, từng giai đoạn một, điều này giúp chúng ta dễ kiểm soát và thấy ít căng thẳng hơn so với việc phải hoàn thành một nhiệm vụ lớn.
Việc chia nhỏ cũng giúp chúng ta dễ dàng hơn trong việc ước tính thời gian cần để hoàn thành mỗi mục công việc, đánh giá độ ưu tiên, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ.
Sắp xếp, bố trí không gian làm việc khoa học
Bố trí không gian làm việc một cách khoa học sẽ ảnh hưởng rất tích cực tới mức độ tập trung. Nếu một căn phòng bày bừa đầy những vật dụng, tài liệu xếp chồng chất, điều này khiến chúng ta bận tâm, khó chịu và không tập trung hoàn toàn cho nhiệm vụ.
Do đó, hãy sắp xếp, dọn dẹp căn phòng sao cho những tài liệu cần thiết nằm ở chỗ dễ thấy, dễ lấy nhất, đồng thời bày trí thêm những thứ có thể khiến tâm trạng phấn chấn, muốn làm việc.
Ghi chú lại các đầu mục công việc rõ ràng
Ghi chú lại các đầu mục công việc một cách rõ ràng, tránh bỏ sót các việc nhỏ trong một ngày cũng là một cách quản lý thời gian hiệu quả. Khi ghi chú lại, chúng ta cũng sẽ có động lực hoàn thành nhiệm vụ hơn, tránh trễ deadline.
Sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý công việc
Sử dụng các phần mềm quản lý công việc là một trong những cách hiệu quả để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian. Nhờ vào các tính năng như lên lịch, đặt mục tiêu, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ, các phần mềm này giúp người dùng dễ dàng quản lý công việc, tránh bỏ quên các công việc nhỏ khác và tăng năng suất làm việc.
Tất cả mọi người đều có 24 giờ một ngày, việc sử dụng hiệu quả thời gian có thể khiến hiệu suất mỗi người là khác nhau. Quản lý thời gian đòi hỏi một kế hoạch chỉnh chu, tính kiên nhẫn và kỷ luật bản thân. Kỹ năng mềm quản lý thời gian xuất sắc chính là cốt lõi của một cuộc sống viên mãn, thoải mái và hiệu suất hơn.
>> Xem thêm Cách cải thiện kỹ năng mềm
