Kỹ năng mềm làm việc nhóm là gì ? Đây là kỹ năng mềm rất được các nhà tuyển dụng đánh giá cao. Nếu sở hữu khả năng teamwork tốt sẽ giúp bạn ghi điểm khi phỏng vấn, và phát triển hơn trong sự nghiệp sau này.
Vậy làm thế nào để làm việc nhóm hiệu quả và năng suất ? Hãy cùng Mektec Việt Nam tìm hiểu khái niệm chi tiết về teamwork, lợi ích khi làm việc theo đội nhóm. Cũng như cách cách rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp này qua bài viết sau đây.
Kỹ năng mềm làm việc nhóm là gì ? Ví dụ về kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng mềm làm việc nhóm (teamwork skills) có nghĩa là khả năng hợp tác, làm việc với nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ và hướng đến mục tiêu chung. Theo cách này, mỗi thành viên trong nhóm sẽ có thể bổ sung và sửa chữa những thiếu sót của nhau.
Tuy nhiên, trong lúc làm việc nhóm khó tránh khỏi những ý kiến trái chiều, mâu thuẫn khiến cho teamwork không hiệu quả. Vì vậy, mỗi thành viên cần rèn luyện những kỹ năng làm việc nhóm cần thiết để xây dựng một nhóm hoàn chỉnh, nhằm đạt được kết quả tốt nhất cho công việc chung.
Tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm là gì ?
Cải thiện kỹ năng giao tiếp
Khi làm việc nhóm, việc giao tiếp giữa các thành viên là điều rất cần thiết. Mọi người thường dành nhiều thời gian để thảo luận, trao đổi thông qua các cuộc họp, buổi brainstorm.
Từ đó giúp mỗi thành viên trong nhóm nâng cao kỹ năng giao tiếp. Ngoài ra còn là cơ hội để mọi người cùng nhau học hỏi, chia sẻ và giúp đỡ lẫn nhau trong quá trình làm việc.
Thúc đẩy sự sáng tạo của mỗi cá nhân
Những ý tưởng tuyệt vời và thành công thường là kết quả của sự đóng góp ý kiến của nhiều người. Khi một ý tưởng nào đó mới được đưa ra, chắc hẳn sẽ có nhiều vấn đề chưa rõ ràng khiến mọi người trong team chưa thể hiểu rõ được.
Chính lúc này các thành viên trong nhóm nêu ý kiến, quan điểm về ý tưởng dưới góc nhìn cá nhân của họ. Nhờ vào những đóng góp mang tính xây dựng đó mà ý tưởng được hoàn thiện hơn.
Theo đó lược bỏ đi những yếu tố bất khả thi, những cái chưa tốt và cho ra đời một quyết định đúng đắn nhất cho công việc chung.
Rèn luyện tính kỷ luật
Thường khi làm việc nhóm sẽ không được thoải mái, tự do như khi làm việc cá nhân. Bạn bắt buộc phải tuân thủ các quy định chung đã đề ra từ ban đầu về tiến độ, deadline hoàn thành công việc.
Nếu thay đổi cách nhìn sẽ cảm thấy đây là một điều tốt, vì nó giúp các thành viên trong nhóm rèn luyện tính kỷ luật và thái độ làm việc chuyên nghiệp hơn.
Nâng cao hiệu suất công việc
Nâng cao hiệu quả và năng suất công việc chính là lợi ích dễ nhận thấy nhất của làm việc đội nhóm. Đôi lúc một mình bạn không thể nào giải quyết hết đống rắc rối phát sinh từ công việc, thậm chí phương án bạn chọn để giải quyết lại không hiệu quả như mong đợi.
Thế nhưng teamwork lại làm được điều. Mỗi người đều sẽ có nhiều điểm mạnh và góc nhìn riêng. Khi kết hợp tất cả những điều này lại với nhau, chúng ta sẽ có cái nhìn bao quát, sâu sắc hơn về vấn đề đang mắc phải. Từ đó dễ dàng tìm được phương án phù hợp nhất để giải quyết vấn đề.
Cùng chính vì vậy, việc phân chia mỗi người một việc sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ công việc, mỗi vấn đề phát sinh đều được khắc phục nhanh chóng. Từ đó năng suất làm việc tăng nhanh hơn so với việc làm một mình.
Những kỹ năng mềm làm việc nhóm cần thiết
1. Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp (Communication) rất cần thiết trong teamwork. Đây không chỉ đơn giản là trò chuyện, mà bạn cần phải học cách truyền tải một cách lịch sự và tính tế.
Đồng thời trình bày những ý tưởng sao cho dễ hiểu và thu hút mọi người trong team. Điều này sẽ giúp bạn gây ấn tượng tốt với mọi người.
2. Kỹ năng lắng nghe
Một phần quan trọng khác của giao tiếp là lắng nghe. Bạn phải có khả năng lắng nghe ý kiến và mối quan tâm của đồng nghiệp để trở thành một thành viên trong nhóm hiệu quả.
Bằng cách đặt câu hỏi để tìm hiểu, thể hiện mối quan tâm và sử dụng cách giao tiếp phi ngôn ngữ, bạn có thể cho nhóm của mình thấy rằng bạn quan tâm và bạn hiểu ý tưởng của họ.
3. Kỹ năng giải quyết xung đột
Giải quyết xung đột (Conflict Management) là kỹ năng cơ bản khi làm việc nhóm. Bởi lúc làm việc chung, xảy ra mâu thuẫn là điều không thể tránh khỏi. Đôi lúc nhờ vào những bất đồng quan điểm đó mà cả nhóm đi đến quyết định tốt nhất.
Vì vậy, thay vì né tránh, bạn nên học cách giải quyết xung đột một cách triệt để, văn minh và hiệu quả nhất có thể.
4. Kỹ năng đàm phán
Một trong những yếu tố giúp bạn teamwork giỏi chính là kỹ năng đàm phán - Negotiating. Đối với mỗi ý tưởng bạn đưa ra, bạn phải thuyết phục những người còn lại trong nhóm rằng đó là một ý tưởng hay, độc đáo và hoàn mỹ.
Nếu mọi người bị bạn thuyết phục, thì họ sẽ chấp nhận và tiếp tục phát triển ý tưởng. Ngoài ra, khi chia việc, nếu cảm thấy bất hợp lý thì cần thương lượng lại với Team Leader để không phải rơi vào thế bất lợi trong công việc.
5. Kỹ năng tư duy phản biện
Critical Thinking hay tư duy phản biện là kỹ năng bạn nên trau dồi để phát huy hết năng lực lúc làm việc nhóm. Trong các cuộc họp chung, việc mỗi người mỗi ý không phải là điều gì quá khó hiểu.
Mọi người đều sẽ có ý kiến, ý tưởng của riêng mình và muốn được tập thể công nhận. Để làm được điều đó, bạn cần phải có tư duy phản biện sắc bén, bảo vệ sáng kiến của mình và cho tất cả mọi người thấy rằng đó là phương án hiệu quả nhất.
6. Kỹ năng quản lý thời gian
Khi làm việc nhóm, các cuộc họp nhóm là điều không thể tránh khỏi và đôi khi phải diễn ra thường xuyên. Vì vậy, bạn cần sắp xếp thời gian của mình để có thể tham gia nhiều nhất có thể. Đồng thời, quản lý thời gian tốt, hoàn thành công việc được giao để không ảnh hưởng đến công việc chung của toàn đội.
7. Kỹ năng đưa ra quyết định
Decision making là một kỹ năng làm việc nhóm quan trọng, nhất là đối với nhóm trưởng. Sau khi tập hợp tất cả ý kiến của nhân viên/ mọi người trong nhóm, trưởng nhóm phải đưa ra quyết định đúng đắn nhất dựa trên mục tiêu chung của cả nhóm.
Điều này không hề dễ dàng vì nó ảnh hưởng đến kết quả chung của toàn đội. Vì vậy, cần phải suy nghĩ cẩn thận, cân nhắc mọi khía cạnh trước khi đi đến quyết định cuối cùng.
8. Kỹ năng lãnh đạo
Kỹ năng lãnh đạo (Leadership) chủ yếu dành cho các trưởng nhóm. Lãnh đạo ở đây không chỉ đơn giản là định hướng, phân công nhiệm vụ, chỉnh sửa và góp ý. Mà còn được xem là “linh hồn” của đội nhóm, tạo động lực cho mọi người trong team, để công việc được hoàn thành hiệu quả và nhanh nhất có thể.
Ngoài trưởng nhóm, các thành viên trong nhóm nên trau dồi kỹ năng này nếu muốn trở thành những nhà lãnh đạo giỏi trong tương lai.
9. Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch
Khi tất cả ý kiến của các thành viên đã được thống nhất, nhóm phải xây dựng kế hoạch thực hiện và phân chia nhiệm vụ cho mỗi người. Kế hoạch phải hoàn hảo, phân công và sắp xếp công việc phải hợp lý và có tính logic.
Đây là một kỹ năng quan trọng bạn cần học hỏi và trau dồi nếu muốn phát triển trong tương lai.
10. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Khả năng nhìn nhận vấn đề đang gặp phải ở nhiều khía cạnh khác nhau là tiền đề thúc đẩy tiến độ và hiệu quả công việc khi làm việc nhóm. Kỹ năng này đòi hỏi ở bạn một lối suy nghĩ thấu đáo và rộng mở đối với những phát sinh trong lúc làm việc.
Thay vì bị ảnh hưởng bởi kết quả tiêu cực, bạn cần bình tình để giúp tập thể tìm được giải pháp lý tưởng nhất. Cách tiếp cận vấn đề khôn khéo không chỉ giúp vượt qua những trở ngại mà còn giúp cải thiện không khí làm việc chung giữa cả nhóm.
Một số sai lầm cần tránh khi tổ chức hoạt động nhóm
Quá nể nang nhau
Khi làm việc nhóm, cần đặt mục tiêu và hiệu quả công việc lên hàng đầu. Không nên chỉ vì nể nang đối phương mà không đưa ra ý kiến phản bác hoặc lên tiếng bảo vệ quan điểm của bản thân. Hoạt động nhóm là để tìm ra nhiều ý tưởng khác nhau, để tranh luận, phản biện, do đó, cần loại bỏ thái độ nể nang, ngại đối phương mà không dám đưa ra ý kiến phản bác.
Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý
Một sai lầm thường gặp khi làm việc nhóm là không có chính kiến của bản thân, những người như vậy thường dễ dàng đồng ý với ý kiến của người khác. Tuy nhiên trong lòng lại không đồng ý hoặc chưa thực sự hiểu rõ về ý kiến đó.
Việc này khiến quá trình làm việc nhóm không hiệu quả, không khai thác được nhiều khía cạnh, góc nhìn riêng cho một vấn đề. Hơn nữa mọi người cũng không hiểu ý kiến nhau, cứ làm theo ý mình rồi khiến kết quả không như kỳ vọng.
Đùn đẩy trách nhiệm
Khi không có sự phân chia công việc rõ ràng, tình trạng đùn đẩy trách nhiệm và xung đột là rất dễ xảy ra. Đôi khi sẽ có những nhiệm vụ chồng chéo và liên quan đến nhau, nhưng người này nghĩ đó là nhiệm vụ của người kia và không chịu làm, đến khi gần đến hạn thì đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, hoặc đưa ra những lý do để chống đối. Do đó, vấn đề này cần được loại bỏ ngay từ đầu để kết quả làm việc nhóm đạt hiệu quả tối đa.
Lơ đễnh, không tập trung
Trong quá trình làm việc nhóm, sẽ có một số người khá lơ là, không tập trung vào công việc, họ khá thụ động và ít khi lên tiếng tìm ra giải pháp với cả nhóm. Điều này khiến nhóm mất động lực, kết quả công việc đi xuống. Do đó, khi làm việc nhóm, thái độ lơ đễnh, mất tập trung, chây ì là nên loại bỏ hoàn toàn để cùng tập thể đi đến kết quả trọn vẹn nhất.
Kỹ năng mềm làm việc nhóm xuất sắc giúp mỗi cá nhân có nhiều cơ hội thăng tiến hơn trong sự nghiệp. Mọi người có thể nhìn vào và coi người đó là một tấm gương với thái độ tích cực, tôn trọng và tin tưởng. Điều này giúp họ có thêm cơ hội, trách nhiệm và sự tự tin trước mọi vấn đề khó khăn.
Như vậy, qua bài viết trên của Mektec Việt Nam đã giúp quý bạn đọc hiểu rõ khái niệm và lợi ích của kỹ năng mềm làm việc nhóm là gì. Đồng thời biết được tầm quan trọng của kỹ năng mềm này trên con đường phát triển sự nghiệp sau này. Đặc biệt là các bạn sinh viên, cần trau dồi ngay cho mình khả năng teamwork để ghi điểm khi phỏng vấn và mở ra nhiều cơ hội việc làm tuyệt vời.
>> Xem thêm Kinh nghiệm khi đi phỏng vấn xin việc
